Mediacja oznacza postępowanie (…), w którym przynajmniej dwie strony sporu próbują same osiągnąć porozumienie w celu rozwiązania ich sporu, korzystając z pomocy mediatora. Postępowanie takie może zostać zainicjowane przez strony albo może je zaproponować lub zarządzić sąd – tak została zdefiniowana mediacja w Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2008/52/WE z dnia 21 maja 2008 r. w sprawie niektórych aspektów mediacji w sprawach cywilnych i handlowych (Dz. Urz. UE L 136/3 z 24.5.2008 r.).
W Polsce mediacja została uregulowana w Kodeksie postępowania cywilnego w art. od 183 (1) do 183 (15).
Spór, jaki powstał między skonfliktowanymi stronami może zostać rozwiązany w drodze mediacji. Nie ma przeciwwskazań, aby strony postępowania mediacyjnego ustanowiły pełnomocników. Mogą oni działać wspólnie ze stronami uczestnicząc w postępowaniu mediacyjnym lub też nawet występować w ich imieniu. Decydując się na mediację należy zwrócić się do mediatora – osoby niezależnej i bezstronnej. Osoba mediatora wymaga akceptacji obu stron sporu, a jej zadaniem jest, poza wyjaśnieniem stronom zasad mediacji oraz dążenia do polubownego rozwiązania sporu, także czuwanie nad procedurą jego rozwiązywania oraz zapewnienie stronom ochrony przed eskalacją konfliktu. W przypadku bardzo silnego konfliktu mediator może również pośredniczyć w komunikacji między stronami, które czasem nie chcą spotkać się przy jednym stole. Wybór rozwiązania i opracowanie końcowego porozumienia zależy jednak od uczestników mediacji – stron sporu.
Występowanie w postępowaniu mediacyjnym doświadczonych radców prawnych również w roli mediatorów, którzy niejednokrotnie wspomagają formułowanie ugody pomiędzy stronami przyczynia się w niebagatelnym stopniu do osiągnięcia pewności, że taka ugoda, w przypadku roszczeń nadających się do egzekucji, uzyska klauzulę wykonalności w postępowaniu przed sądem powszechnym, a tym samym stanie się tytułem wykonawczym umożliwiającym dochodzenie roszczeń na wypadek, gdyby strona porozumienia uchylała się od realizacji podjętych zobowiązań. Pamiętać należy, że ugoda zawarta przed mediatorem zgodnie z art. 777 par. 1 pkt 2 (1) kpc stanowi tytuł egzekucyjny dla stron.
Zaleca się, aby możliwość zastosowania mediacji rozważyć jeszcze przed wstąpieniem na drogę sądową lub tuż po wszczęciu postępowania sądowego. Wtedy zwykle strony sporu mają największą szansę na jego polubowne rozwiązanie. Nie należy jednak wykluczać mediacji w przypadku, gdy postępowanie sądowe lub spór są już na zaawansowanym etapie.
Mediacja może być prowadzona na podstawie umowy cywilnoprawnej z mediatorem lub na podstawie skierowania sądowego (art. 183 (1) § 2 kpc).
“W przypadku sporu związanego z niniejszą umową, strony zobowiązują się do skierowania sprawy do rozwiązania w drodze mediacji zgodnie z Regulaminem Ośrodka Mediacji przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Warszawie i wyrażają zgodę na określony w tym Regulaminie sposób wyboru mediatora oraz okres trwania mediacji”.